Dienos užimtumo centro darbas matuojamas ne dokumentais, o laiku, praleistu su lankytojais. Vis dėlto kiekviena diena mūsų srityje prasideda ir baigiasi įrašais: lankomumo žymėjimas, individualių planų peržiūros, maitinimo apskaita, ataskaitos savivaldybei ir kontroliuojančioms institucijoms. Kai kolektyvas nedidelis, šios pareigos gula ant tų pačių žmonių, kurie veda užsiėmimus.
Kodėl verta suskaičiuoti, o ne tik nujausti
Dažniausiai apie administracinę naštą kalbame bendrais žodžiais – „daug“, „per daug“, „nespėjame“. Tokie apibūdinimai nepadeda nei planuojant etatus, nei rašant projektų paraiškas, kuriose reikia pagrįsti veiklos sąnaudas. Konkretus skaičius – kiek valandų per mėnesį komanda skiria įrašams ir suvestinėms – yra visai kitas argumentas pokalbyje su steigėju ar taryba.
Pasiskaičiuoti galima paprastai: savaitę kiekvienas darbuotojas žymisi, kiek minučių užtrunka pildydamas žurnalus, perrašinėdamas duomenis iš vienos formos į kitą ar rengdamas mėnesio suvestinę. Sudėjus rezultatus, sumą patogu paversti pinigine išraiška – tam tinka viešai prieinama skaičiuoklė, kuri parodo rankinio darbo kaštai per metus pagal darbuotojų skaičių ir valandinį įkainį. Gautas skaičius dažnai nustebina: keliolika minučių kasdien, padauginta iš visų darbuotojų ir dvylikos mėnesių, virsta savaitėmis darbo laiko.
Ką daryti su gautu skaičiumi
- Peržiūrėti, kas dubliuojasi. Jei tas pats lankytojo duomuo įrašomas trijose skirtingose formose, dvi iš jų galbūt galima sujungti.
- Atsisakyti to, ko niekas neskaito. Dalis vidinių suvestinių rengiama iš įpročio – verta pasitikrinti, ar jos kam nors dar reikalingos.
- Pagrįsti pokyčius. Skaičius suteikia svorio prašymui dėl papildomo etato, programinės įrangos ar paprastesnės tvarkos.
Socialinių paslaugų srityje kiekviena atlaisvinta valanda turi labai aiškų adresatą – žmogų, kuriam mūsų dėmesys yra pagrindinė paslaugos dalis. Todėl administracinio darbo apskaita nėra biurokratinis pratimas, o būdas apginti laiką, skirtą tiesioginiam darbui su lankytojais.